Verkkokokous

Verkkorotaryn kokoushuone löytyy täältä: http://rotary-fi.adobeconnect.com/verkkorotary/

Verkkorotaryn kokouspäivä on tiistai. Verkkokokoukset järjestetään 2-3 kertaa kuukaudessa tiistai-iltaisin klo 21-22. Lisäksi kerran kuukaudessa (yleensä kuukauden ensimmäisenä tiistaina) on terrakokous pääkaupunkiseudulla klo 18. Heinäkuussa ja joulupyhinä kokouksia ei järjestetä. Tarkista kokousohjelma Ohjelma-sivulta.

Erityisiä kutsuja kokouksiin ei välttämättä lähetetä. Verkkokokouksiin ei tarvitse ilmoittautua, mutta terrakokouksiin ilmoittautuminen järjestelyjen onnistumiseksi on suotavaa. Tarkka kokousaikataulu ja mahdolliset poikkeamat & muutokset selviävät Ohjelma-sivulta. Vuosittain järjestämme noin 30-35 kokousta, joista verkossa 20-25. 

Verkkokokouksissa käytämme yhtä maailman suosituinta kokousalustaa: Adobe Connectia. Kokouksiimme osallistuminen on helppoa, tarvitaan vain tietokone ja internet-yhteys. Kirjaudu vieraana (Guest) omalla nimelläsi. Mitään tunnuksia tai salasanoja ei tarvita. Käynnistä kokousjärjestelmän valikosta kamera ja mikrofoni. Kokouksen aikana kannattaa huomioida muut osallistujat ja laittaa oma mikrofoni Connectin säätimistä mykistystilaan silloin, kun ei itse aktiivisesti puhu - se parantaa kaikkien äänenlaatua!

Kokousalusta toimii selaimella tai erikseen automaattisesti asentuvalla addin-ohjelmalla. Addin-ohjelman salliminen on suositeltavaa, sillä se parantaa sekä kuvaa, että ääntä. Tarjolla on myös (uutuus marraskuusta 2017 alkaen) erilliset appsit, jotka voi asentaa omalle koneelle ja kirjautua kokoukseen niiden avulla. Appsit (WIN ja MAC) ja lisätietoa löytyy täältä: https://ilonait.fi/adobe-connect-uutta/.
 
Antoisia verkkokokouksia!

t: Verkkorotaryt



Muutamia tekniikkaan liittyviä lisäohjeita sujuvaan verkkokokoukseen:

Parhaan kokouselämyksen saat, mikäli pystyt kytkemään tietokoneesi kiinteään verkkokaapeliin, jossa on nopea yhteys. Myös hyvälaatuinen langaton WLAN-yhteys on todettu toimivaksi. Joissain tilanteissa yhteys voidaan muodostaa myös 3G- tai 4G-mokkulan/ reitittimen avulla, mutta se ei aina takaa täysipainoista osallistumista kokoukseen. Tyypillisesti ilta-aikaan mobiiliverkoissa on ruuhkia ja viivettä. Yleiset verkot, mm. hotelleissa ja lentokoneissa toimivat vaihtelevasti - joskus niilläkin on kokoukseen liitytty. Jos tulet hitaalla yhteydellä, niin voit pysäyttää lähtevän videokuvan ja näin yrittää parantaa äänen kuulumista. Mikäli yhteytesi temppuilee, niin älä häiritse muita: Pidä mikrofooni suljettuna ja käytä viestimiseen chattia - keskity kuuntelemaan. Hitaan yhteyden ongelmana on usein pitkät viiveet äänessä ja siitä saattaa aiheutua häiriöitä muille.

Suositus on, että jokainen käyttäisi headsettiä (kuuloke-mikrofoneja). Parhaat headsetit ovat USB-liitäntäisiä. Vaikka kokous onnistuukin mikron omilla kaiuttimilla ja mikrofonilla, niin joskus niiden käyttäminen voi aiheuttaa äänen kiertämistä ja outoja sivuääniä. Et välttämättä kuule niitä itse, mutta muut kuulevat. Vinkki: kytke USB-headset tietokoneeseesi jo ennen tietokoneen käynnistystä. Näin toimien tietokone osaa hakea lisälaitteen asetukset jo valmiiksi.  Ja mikäli koneesi temppuilee ja et kuule muita tai oma äänesi ei kuulu muille - kannattaa kone käynnistää uudelleen ja varmistaa, että kuuloke-mikrofoniyhdistelmä on kytkettynä silloin, kun tietokone käynnistyy. Hyvä apuväline on myös Adobe Connect -kokousohjelmistossa oleva Audio setup Wizard. Lisäksi Connect-järjestelmän valikosta on mahdollisuus valita käytetty mikrofoni (jos niitä koneessa on useita).

Adobe Connect -järjestelmä toimii hyvin nykyaikaisella Windows-mikrolla. Myös Apple-tietokone on hyvin tuettu. Adobe Connect toimii Windowsissa ja Applessa selaimessa, mutta ensimmäisellä kerralla tarjolle tuleva Adoben -lisäosa kannattaa koneelle ladata. Se parantaa kokouksen laatua. Windows lataa lisäosan luvan saatuaan automaattisesti, mutta Applessa se vaatii vielä erillisen säätämisen käyttöjärjestelmän asetuksissa. Uutuutena on tarjolla myös appsit WIN- ja MAC-ympäristöön. Appsi on paras vaihtoehto.

Mobiililaitteista toimivuutta on testattu sekä iPhonella että iPadillä. Niihin on saatavissa ilmainen Adobe Connect -sovellus Applen kaupasta. iPhonella ja iPadillä voi kokoukseen osallistua, mutta käsittääksemme esitelmöitsijänä noilla laitteilla on vaikea toimia. Mikäli yrität käyttää iLaitettasi mobiiliverkon kautta - vaatii se nopeaa ja viiveetöntä tietoliikenneyhteyttä. Syrjäisiltä mökkitonteilta ei välttämättä yhteys onnistu. Lisäksi on havaittu, että kokouskäytössä ipadiin tulee liittää joko langalliset tai langattomat kuulokkeet - muuten on vaarana äänen kiertäminen ja häiriöt muiden kokoustamisessa. Nykyään myös Android-sovellus lienee käyttökelpoinen.

Mikäli tulet kokoukseemme pitämään esitelmää - kannattaa mahdollinen kalvomateriaali toimittaa kokouksen isännälle etukäteen.  Materiaalin olisi hyvä olla pdf-muodossa. Myös ppt kelpaa. Tiedosto kannattaa tallentaa web-julkaisumuodossa, jolloin sen tiedostokoko (kuvat) on pienempi ja se näkyy kokouksen aikana sujuvammin kaikille osallistujille. Tiedoston nimi kannattaa pitää lyhyenä - jostain syystä Connect ei kelpuuta pitkiä tiedostonimiä. Mikäli muuta ei ole sovittu, niin esityksen optimaalinen pituus on noin 30 minuuttia ja sen jälkeen jää keskustelulle ja kysymyksille tyypillisesti 10-15 minuuttia aikaa. Tavoitteena on päättää klo 21:00 alkanut kokous täsmällisesti klo 22:00.


Adobe Connectin edistyneempi käyttö: https://www.youtube.com/watch?v=pQmijuP059o . Opetusvideon alussa on kaikille hyödyllisiä ohjeita äänen säätämisestä, mutta tutustumalla tähän 6 minuutin videoon, saa hyvän käsityksen mitä kokousjärjestelmällä voi tehdä. Hyödynnämme nykyään vain pientä osaa järjestelmän mahdollistamista toiminnoista ja esitysmateriaalina käytämme yleensä vain kalvoja. Rotarykokouksissa isäntä kirjautuu Host-tunnuksilla (laajat oikeudet) ja vierailijat sekä esitelmöitsijä kirjautuvat Guest-tunnuksilla = Oma nimi. 


Comments